[자료]분류기준표 및 기록관리기준표 토론회 정리

분류기준표/기록관리기준표 토론회 정리

 

1. 일정 및 취지

1.1 토론회 일정

일시: 2011. 7. 1. (금) 늦은 1시

장소: 프란치스코 회관

참석인원 : 47명

소 속	교강사	교육청	유관기관	학생	중앙부처	지자체
참가인원	1	7	4	7	5	23

1.2 토론회 취지

- 현재 중앙부처, 각 광역지자체, 일부 기초지자체는 업무관리시스템-RMS에 의한 기록관리기준표를 2007년 4월 시행 법률에 따라 운용 중에 있음

- 그러나 대다수의 기초지자체에서는 시스템 도입의 제약 등으로 인해 아직 기록물분류기준표를 운용 중에 있음

- 그 동안 현장에서 기록물분류기준표나 기록관리기준표 각각의 운용이나 기록물분류기준표에서 기록관리기준표로의 전환/적용에 많은 문제들이 이야기되어 왔고 이러한 문제 지적이나 그 해결책에 대한 모색이 개인이나 소규모 개인 그룹 차원에서 머물러 근본적인 해결과 정보공유에는 많은 한계가 있었음

- 이에 분류기준표, 기록관리기준표의 운용에 문제를 느끼고 있는 사람들이 모두 모여 그 문제점과 대안을 모색하자는 취지로 토론회를 개최

 

2. 분류기준표․기록관리기준표의 현재 현황과 큰 틀에서의 문제점 

2.1 현황

- 현재 교육청은 BRM/업무관리시스템 전국표준화를 앞두고 있음. 또한 자치단체도 BRM/업무관리시스템 및 RMS 도입 목전에 있음

2.2 문제점

- 단위업무 및 단위과제의 변경 및 폐기 절차가 복잡하여 처리과에서 그냥 신설하여 쓰는 방식이 만연되어 있음

- 기준표의 신설 및 변경과정에서 국가기록원과의 소통이 원활하지 않음

- 기준표 운영체계와 지침의 문제가 있음

- 업무담당자의 편의에 따른 실행의 문제가 있음

- 보존기한 표준 적용이 어려움

- 분류기준표 → 기록관리기준표 연계의 문제점   

3. 각 기관의 상황 및 세부적인 문제점에 대해 논의 

- 분류기준표 연구모임 현황

경기도 전문요원 일곱명 정도 모여 카페 토론 진행

부산, 충북 등에서도 분류기준표 모임 진행되고 있음

- 자료집 설명(토론회 참고자료집)

경기도, 처리과 직원은 단위업무 보존기한 관심 없음

개별 법령 지정 내용 분류기준표 반영 안됨

단위업무 상이성

기록관리기준표 BRM 다른 기관 것 볼 수도 있고 ID도 같음

같은 단위과제의 다른 보존기한 정리한 excel 파일 본 적 있음

유형별 각 기관 현황조사 자료와 면담내용 정리하여 실음

3.1 기관 유형별 문제점

3.1.1 교육청

현황

- 교육청은 크게 업무관리시스템을 도입하여 운영하는 곳과 도입을 목전에 둔 기관으로 크게 나눌 수 있음 

문제점

- 업무관리시스템/BRM 도입시 기록전문가의 의견이 반영되지 않는 문제

- 기타시스템(인사 및 회계 등)이 업무관리시스템의 문서 등록대장으로 포함되어 보존기간 책정 기반이 흔들리게 됨

- 단위과제와 단위과제카드의 1:1 대응 문제 및 같은 내용이라도 단위과제명의 상이성 때문에 보존기간이 상이하게 책정되는 것이 문제

- 잇따른 시스템의 도입으로 분류기준표와 기록관리기준표의 공존 문제

- 기록물철 보존기간과 그 철에 첨부된 문서의 보존기간 문제(예: 5년 책정된 기록물철에 첨부된 도면도 5년인가?) 

3.1.2 지자체

현황

- 지자체는 업무관리시스템(온나라)도입과 RMS의 도입이 현안 문제

문제점

- 각 기관의 유사한 단위업무 마다 보존기간이 상이하게 책정되어 있어 판단 기준이 모호함

- 공신력있고 기준이 확실한 기준표가 있어야 함. 현재 분류기준표는 이런 점에서 문제가 많음

- 조직개편 시 분류기준표 단위업무 설정. 처리과와 기록원 사이의 관계가 모호함

- 민원 기록물(예: 민원신청서) 주당 100매씩 많은량이 생산되는데, 분류표는 3년, 5년, 10년 등 다양함. 이런 기록물에 대한 처리 방식 등이 문제

- 단위업무/철 매핑 안되면 단위업무/과제 매핑이 계속 문제가 됨

  <그림 1> 유사한 단위업무에 책정된 보존기간의 상이성

3.1.3 광역 자치단체 

현황

- 광역 자치단체는 대체적으로 온나라 및 RMS를 도입하여 2년 정도 운영해 옴

문제점

- 기록관리기준표의 안정화를 위해 중앙부처 보존기한표준(기록원) 같은 지자체 버전 만들어야 할 필요성을 느낌.

3.1.4 중앙부처 및 공사․공단

현황

- 중앙부처는 온나라 및 RMS에 대한 경험이 풍부함, 공사․공단은 도입 준비중

문제점

- 실제로 단위과제 운영시 운영하지 않는 단위과제 카드가 너무 많이 존재함

- 유사업무에 대해서도 보존기간이 상이함

- 기록물철 매핑 작업의 문제

- 비밀기록물의 분류기준표 적용문제

4. 쟁점 정리

- 단위과제 매핑: 단위과제, 단위업무, 기록철 매핑이 선결과제

- 보존기간 책정

- 조직 문제

4.1 단위과제 매핑

- 기록물철 표준화 작업이 선행되어야 함.

- 전년도와 올해 철단위 보존기간 불일치 조사. 철명이 살짝 달라지는 경우. 소속 기관 5개의 3년 치 철목록 출력, 매핑하여 비슷한 것 따로 정리.

- 제목과 보존기간 상이한 것 하나하나 열어보고 정리함. 3~4개월 소요. 철목록 다 받아서 검토 후 돌려보냄. 기록생산량 적어서 가능했을 것. 기록관리기준표 도입 때도 비슷한 과정 거침. 단위과제와 기록물철이 1:3이나 1:4 되는 것이 보통. 기록관리기준표 관리 권한 없어서

작업이 힘들었음.

- 단위 업무와 단위과제는 철로만 생각하면 안 됨. 1:1 안되는 게 많음. 단위과제가 철과 동일한 것 아님. 단위과제가 철보다 큰 단위이므로 기한 높게 책정해야 함. 단위과제 카드 만들고 기록 넣는 경우 많음. 업무는 끝나고 과제는 남아, 카드는 삭제해도 과제는 지속됨.

- 기록관리기준표 여러 번 만듦.(조직개편시) 만들 때 연구사가 개입 못하게 되어 있지만 조직 담당자와 협의 후 먼저 검토하고 수준 맞춤.

4.2 보존기한 책정

- 단위업무 및 단위과제의 전부를 검토하기엔 역부족, 일단 일부분인 토지 건축 인허가 관련 기록에 대한 보존기한 책정현황 조사하여 지침 개발을 시작하는 것도 괜찮을 듯

- 중앙부처는 기록원 지침도 있고 어느 정도 업무장악도 된 상태. 어느 단계까지는 공통화되어 있음.

- 광역과 기초는 급한 일이 다름. 공통 적용하기 어려울 듯

- 개별법령과 보존기한 불일치 조사 시급. 인감대장 10년, 지방세 등 세금 7년

4.3 조직 문제

- BRM은 조직 담당자가 갖고 있어 내가 하는 게 낫다 생각. 주지 않기도 하고, 줄 생각도 없는 곳도 많아. 조직담당자를 설득해서 확정 이전에 검토할 수 있게 업무협조 받을 것을 권고함. 기록연구사 소속은 처음 총무과에서 규제개혁담당관실로 이동. 처음엔 참 여러 가지 업무 했지만 점차 온전히 기록관리 업무만 하는 사례가 늘고 있음.

- 전문요원의 인지로를 높여야 함. 문서고에 오래 가 있지 않는 게 중요함.

- 감사 부서 갔는데 감사에 기록관리를 넣는 이점은 있으나 돈과 힘이 없어 문제. 기획실 내지 감사실이 적절할 듯

- 지자체는 총무과에, 그러나 총무팀에 들어가는 게 아니라 기록관리팀을 만들어야 함. 인사와 예산 권한 있는 부서여야 함.

5. 토론회를 마치며...

- 토론회를 정리하면서 주된 논의는 세 가지 정도로 정리 되었음

▲ 단위과제 매핑: 단위과제, 단위업무, 기록철 매핑이 선결과제

▲ 보존기간 책정

▲ 조직 문제

- 이번 토론회는 그 취지에 맞게는 잘 운영되었다고 생각 됨

- 하지만, 여전히 그 과제에 대한 해결방안은 미흡하다고 생각되고 이를 해결하기 위한 방 안을 마련해야 함

- 이를 위해 후속일정으로 협회에서는 다음과 같은 제안을 함

- 후속일정

RMS 워크숍

분류기준표의 단위업무와 기록관리기준표의 단위과제는 RMS에서 매핑안되는 구조

RMS 개선 요청 지속적으로 해야 함

- 작업팀 구성

서식 개발

광역책정, 기초 책정, 기록원 권고, 협회 제안 등

- 연구반 형식

평가심의위 외부위원 모임 꾸려보면 어떨지

전문요원 기 살리기, 기록물평가심의 서식의 중요성

- 또한, 마지막으로 각 지역에서 분류기준표/기록관리기준표를 표준화 하기위한 작업과 더불어 전문성을 확보하기 위한 노력이 필요

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